Esta sección cubre el proceso en el que un usuario de AxosMoney envía sus facturas a validación por correo electrónico actuando como delegado de otro usuario.
1. Para que una factura se refleje en AxosMoney, debe enviar los archivos XML y PDF al siguiente correo electrónico: [email protected]
Nota: Es importante que en el asunto del correo, debe incluir la dirección de correo electrónico del usuario a quien representa (“Actuar como”), tal como se muestra en el ejemplo.
2. Al acceder a AxosMoney, seleccione la opción “Actuar como” y el usuario al que representa en el menú lateral izquierdo.
3. Al “Actuar como” otro usuario podrá ver sus facturas válidas e inválidas, así como clasificarlas y generar reportes. Aparecerá en un recuadro en la parte superior derecha indicando el usuario al que está representando (“Actuando como”).
4. Después de un momento la factura enviada por email aparecerán en la opción “Gastos” del menú principal de AxosMoney. Según el resultado de la validación, un gasto puede ocurrir en uno de estos dos estados:
Nota: Para Agregar gastos a un reporte haga clic en el enlace para visitar el manual correspondiente.
5. Si desea desactivar la función de “Actuar como” diríjase al menú lateral izquierdo y haga clic en desactivar.
Recomendaciones para el envío de facturas por correo electrónico
- El XML deberá ser de TipoDeComprobante=”I”, otros tipos de comprobantes serán rechazados en AxosMoney. Excepciones o casos particulares puede hacerlos directamente en SAP Concur (si este se lo permite).
- No envíe el XML vacío.
- Si envía una sola factura, el XML y el PDF no necesitan tener el mismo nombre, pero se recomienda que el nombre del archivo coincida siempre en el XML y el PDF.
- Si se envía más de una factura, el XML y el PDF deben tener el mismo nombre para identificar qué PDF corresponde a cada XML.
- El nombre de los archivos no debe contener acentos ni caracteres especiales.
- Cuando envíe facturas para validar, hágalo como correo nuevo y no como reenvío.
- La dirección de correo electrónico utilizada para enviar las facturas y el correo electrónico utilizado para iniciar sesión en AxosMoney deben ser los mismos.
- En caso de actuar como delegado es importante que utilice en el asunto del correo el correo electrónico del usuario al que desea “Actuar como”.