Esta sección describe las funciones realizadas en la pestaña de recibos válidos. Un recibo se considerará válido si la foto es lo suficientemente clara y legible para extraer datos del mismo. También se tendrá en cuenta que tenga información en los campos de Fecha, Monto, Tipo de moneda y Nombre del proveedor.
Al contrario de los gastos, no es posible enviar recibos a través de la aplicación web AxosMoney. La función “Crear recibo” solo está disponible en AxosMoney iOS y Android.
Antes de agregar un recibo a un reporte, es necesario validarlo y clasificarlo. El proceso de validación comienza y se ejecuta automáticamente después de cargar la fotografía del recibo en la aplicación móvil AxosMoney. Luego, puede clasificarlo como se explica a continuación.
Clasificar un recibo
Para clasificar un recibo en AxosMoney Web, siga los siguientes pasos:
1. Ingresa a la opción “Gastos” del menú principal.
2. Haga clic en el recibo que desea clasificar.
3. El sistema mostrará una ventana con 3 opciones. A continuación se describe cada uno de ellos:
- Clasificar gastos: Asigne un tipo de gasto a su recibo.
- Detalles del gasto: Esta página muestra el resultado de la validación del recibo y la información del gasto.
- Cerrar: Cierra la ventana y regresa a la lista de recibos.
Selecciona la opción “Clasificar gasto”.
4. AxosMoney muestra un catálogo de tipos de gastos. Elija un tipo de gasto haciendo clic en él, o utilice la sección “Buscar” para encontrar un tipo de gasto específico.
Nota: La lista de gastos que se muestra es solo para fines ilustrativos. Los tipos disponibles dependen de la configuración de gastos de su empresa en SAP Concur.
5. AxosMoney actualizará el tipo de recibo.
Agregar recibo a un nuevo informe
Esta sección cubre la adición de un recibo válido mientras se crea un reporte al mismo tiempo. Como se explica en la sección Gastos, solo se pueden agregar a los reportes recibos válidos y clasificados.
1. Ingresa a la opción “Gastos” del menú principal.
2. Seleccione los recibos que se agregarán al reporte.
3. Haga clic en “Agregar Reporte”.
4. Axosnet le mostrará una lista de opciones, seleccione el botón “Crear Reporte”.
5. Escriba un nombre para identificar el reporte.
Utilice “Guardar” para confirmar la creación de un informe.
Utilice “Cancelar” para abortar la operación.
6. AxosMoney envía el reporte con los recibos a SAP Concur.
7. Una vez finalizado el envío, la plataforma mostrará un resumen. En la franja azul en la parte superior de la ventana, aparecerá el nombre del reporte que acaba de enviar y el monto total de los recibos.
8. AxosMoney actualiza la lista de recibos.
Agregar UN recibo a un reporte existente
Agregue recibos a un reporte existente siguiendo estos pasos de AxosMoney Web.
1. Ingresa a la opción “Gastos” del menú principal.
2. Seleccione los recibos que se agregarán al reporte.
3. Haga clic en “Agregar Reporte”
4. AxosMoney mostrará una lista de reportes relacionados con su cuenta de SAP Concur. Elija un reporte.
5. Al hacer clic en un reporte, AxosMoney enviará ese reporte, incluidos los recibos, a SAP Concur.
6. Una vez finalizado el envío, la plataforma mostrará un resumen. En la franja azul en la parte superior de la ventana, aparecerá el nombre del reporte que acaba de enviar como la cantidad total de recibos que contiene. Haga clic en “Cerrar” para cerrar la ventana.
7. La lista de recibos válidos se actualizará eliminando los recibos enviados a SAP Concur dentro del reporte.
Revisar un recibo válido
Esta sección cubre cómo puede ver los detalles de los recibos válidos.
1. Ingresa a la opción “Gastos” del menú principal. Luego, haga clic en el recibo que desea revisar.
2. Aparece una ventana con opciones. Seleccione la opción “Detalles del gasto” para ver los detalles del recibo.
3. Se desplegará una ventana donde se mostrarán las validaciones con las que cumplió el recibo como campos obligatorios, reglas del cliente, nombre del proveedor, tipo de gasto y el monto total del recibo.
Importante: En la ventana Detalles del gasto, las validaciones correctas tendrán una marca de verificación verde, mientras que las validaciones incorrectas tendrán una cruz roja.
Haga clic en “X” o “Cerrar” para cerrar la ventana.
4. Haga clic en la pestaña “Recibo” para ver la imagen del recibo y revisarlo en detalle.
Eliminar Recibo
Las siguientes instrucciones describen los pasos para eliminar un recibo válido que no se agrega a ningún reporte.
1. Ingresa a la opción “Gastos” del menú principal.
2. Seleccione los recibos que desea eliminar.
3. Haga clic en el botón “Borrar”.
4. Una ventana emergente le pedirá que confirme si desea eliminar los recibos seleccionados. Haga clic en “Guardar” para eliminar.
5. AxosMoney elimina el recibo seleccionado y actualiza la página con los gastos restantes.
