Cuando un usuario ingresa al menú “Gastos”, la lista de gastos “Válidos” se muestra por defecto. Esta sección describe brevemente los campos y funciones que aparecen cuando un gasto es válido. Un gasto se considera válido en AxosMoney si cumple con los criterios de validez del SAT así como con los parámetros personalizados configurados en AxosMoney por el administrador de AxosMoney en su empresa.
Para referencia futura sobre la configuración de los parámetros de validación, consulte Administración de aplicaciones \ AxosMoney Expense V3.0 en el Manual ACS.
Clasificar un gasto
Una vez validados los gastos y con base a la información contenida en un documento CFDI, AxosMoney propone un tipo de gasto. Aún así, el usuario puede reclasificarlo posteriormente si así lo desea.
Para clasificar o cambiar la clasificación de un gasto en AxosMoney Web, siga los pasos que se detallan a continuación:
1. Entrar en la opción “Gastos” del menú principal. El icono “?” aparecerá cuando un gasto no esté clasificado.
2. Haga clic en el gasto que desea clasificar.
3. El sistema mostrará una ventana con 3 opciones. A continuación se describe en qué consiste cada uno de ellos:
- Clasificar gasto: Asigne un tipo de Gasto a su gasto en caso de que la aplicación no lo detecte o sea incorrecto.
- Detalles del gasto: Muestra en página el resultado de la validación del CFDi y opcionalmente permite enviarlo por correo electrónico.
- Cerrar: cierra la ventana y vuelve a la lista de gastos.
Seleccione la opción “Clasificar gasto”.
4. AxosMoney muestra un catálogo de tipos de gastos. Elija un tipo de gasto haciendo clic en el nombre del gasto o use la sección “Buscar” para encontrar un tipo de gasto específico. Además, si un gasto tiene un tipo incorrecto, puede cambiarlo siguiendo los mismos pasos.
Nota: La lista de gastos que se muestra es solo para fines ilustrativos. Los gastos disponibles para usted dependen de la configuración de gastos de su empresa en SAP Concur.
5. AxosMoney actualizará el tipo de gasto.
Una vez que haya clasificado todos sus gastos, puede agregar gastos al reporte existente o agregar gastos a un nuevo reporte, como veremos en las siguientes secciones.
Tipos de gastos
Es conveniente mencionar que AxosMoney cuenta con un catálogo de los tipos de gastos más utilizados para facilitar la revisión de su asignación de gastos. Para vincular un tipo de gasto con un icono deseado, comuníquese con el servicio de atención al cliente de AxosMoney.
Iconos de otro tipo.
| Icono | Nombre | Descripción |
 |
Sin clasificar | Este icono aparece cuando el RFC o Tax ID del gasto nunca ha sido clasificado. Es decir, es la primera vez que llega un gasto de ese proveedor. |
 |
Otro | Aparece cuando ha creado una clasificación personalizada, que no está asignada en AxosMoney. |
Crear un reporte al adjuntar gastos
Esta sección cubrirá el proceso de agregar un gasto válido (uno o varios) y, al mismo tiempo crear un nuevo reporte.
Nota: Solo se pueden agregar a los reportes gastos válidos y clasificados.
1. Vaya al menú “Gastos” en el lado izquierdo de la página de inicio.
2. Seleccione los gastos que se agregarán al reporte.
3. Haga clic en “Agregar Reporte”.
4. Seleccione la opción “Crear Reporte” en la parte superior de la lista desplegable.
5. Escriba un nombre que identifique el reporte.
Utilice “Guardar” para conservar el reporte.
Utilice “Cancelar” para descartar la operación.
6. Después de nombrar el reporte, AxosMoney envía los gastos a Concur.
7. AxosMoney mostrará una ventana con los gastos agregados al reporte. Haga clic en “Cerrar” para cerrar la ventana.
8. AxosMoney actualiza la lista de gastos eliminando los que agregó en su nuevo reporte.
9. Para consultar el reporte que acaba de crear, vaya al menú “Reportes” y localice el reporte por su nombre. Luego, haz clic en él para ver los gastos.
10. Puede confirmar que el gasto que agregó está allí (o los gastos).
Adjuntar gastos a reportes existentes
En AxosMoney, es posible agregar gastos a un reporte existente; siga los pasos a continuación.
1. Vaya al menú “Gastos” y haga clic en la pestaña “Válido”.
2. Seleccione los gastos que se agregarán al reporte.
3. Haga clic en “Agregar Reporte”.
4. AxosMoney mostrará una lista de reportes relacionados con su cuenta de Concur. Elija un reporte.
5. AxosMoney envía los gastos a Concur.
6. AxosMoney mostrará una ventana con todos los gastos en el reporte. Haga clic en “Cerrar” para salir de la ventana.
7. La lista de gastos válidos se actualizará.
8. Para comprobar el reporte que acaba de crear, vaya al menú “Reportes” y localice el reporte por su nombre. Luego, haz clic en él para ver los gastos.
9. Aparecerá una ventana con todos los gastos dentro del reporte.
Revisar un gasto válido
Es posible revisar el estado de todos los parámetros que participan en una validación. Los parámetros están relacionados con los criterios o tolerancias del SAT que su empresa desea establecer.
1. Vaya a la sección “Gastos”.
2. Seleccione un gasto y haga clic en él.
3. Se desplegará una ventana con opciones. Por ejemplo, seleccione la opción “Detalles del gasto” para ver los detalles de los gastos.
4. Aparecerá una ventana de detalles que muestra todos los parámetros de validación y su estado. Por ejemplo, un gasto con validación correcta tendrá una marca de verificación verde, mientras que las validaciones incorrectas tendrán una cruz roja.
Haga clic en “Cerrar” para salir de la ventana.
Eliminar gastos
Las siguientes instrucciones describen los pasos para eliminar un gasto válido o inválido que no se agrega a ningún reporte.
1. Entrar en la opción “Gastos” del menú principal.
2. Seleccione los gastos que desea eliminar.
3. Haga clic en el botón “Borrar”.
4. Una ventana emergente le pedirá que confirme si desea eliminar los gastos seleccionados.
Haga clic en “Guardar” para eliminar.
5. AxosMoney elimina gastos, selecciona y actualiza la página.
