Gasto válido

Cuando un usuario ingresa al menú “Gastos”, la lista de gastos “Válidos” se muestra por defecto. Esta sección describe brevemente los campos y funciones que aparecen cuando un gasto es válido. Un gasto se considera válido en AxosMoney si cumple con los criterios de validez del SAT así como con los parámetros personalizados configurados en AxosMoney por el administrador de AxosMoney en su empresa.

Para referencia futura sobre la configuración de los parámetros de validación, consulte Administración de aplicaciones \ AxosMoney Expense V4.0 en el Manual ACS.

1. Ingrese en la opción “Gastos” del menú principal. El icono “?” aparecerá cuando un gasto no esté clasificado.

2. Haga clic en el gasto que desea clasificar.

3. El sistema mostrará una ventana con 3 opciones. A continuación se describe en qué consiste cada uno de ellos:

Clasificación del gasto: Asigne o cambie el tipo de clasificación a su gasto.
Detalles del gasto: Muestra el resultado de la validación del CFDi y los detalles del gasto.
Visualizar documento/evidencia: Muestra el CFDi.

Seleccione la opción “Clasificar gasto”.

4. AxosMoney muestra un catálogo de tipos de gastos. Elija un tipo de gasto haciendo clic en el nombre del gasto o use la sección “Buscar” para encontrar un tipo de gasto específico. Además, si un gasto tiene un tipo incorrecto, puede cambiarlo siguiendo los mismos pasos.

Nota: La lista de gastos que se muestra es solo para fines ilustrativos. Los tipos disponibles dependen de la configuración de gastos de su empresa en SAP Concur.

5. Al seleccionar la clasificación del gasto, haga clic en “CONFIRMAR”.

6. Se muestra un mensaje de confirmación al clasificar el gasto.

Nota: Una vez que haya clasificado todos sus gastos, puede agregar gastos al reporte existente o agregar gastos a un nuevo reporte.

Tipos de gastos

Es conveniente mencionar que AxosMoney cuenta con un catálogo de los tipos de gastos más utilizados para facilitar la revisión de su asignación de gastos. Para vincular un tipo de gasto con un icono deseado, comuníquese con el servicio de atención al cliente de AxosMoney.

Iconos de otro tipo.

Icono	Nombre	Descripción
	Sin clasificar	Este icono aparece cuando el RFC o Tax ID del gasto nunca ha sido clasificado. Es decir, es la primera vez que llega un gasto de ese proveedor.
	Otro	Aparece cuando ha creado una clasificación personalizada, que no está asignada en AxosMoney.

Crear un reporte al adjuntar gastos

Esta sección cubrirá el proceso de agregar un gasto válido (o varios) y, al mismo tiempo, crear un nuevo reporte.

Nota: Solo se pueden agregar gastos válidos y clasificados a los reportes.

1.Ingrese a la opción “Gastos” del menú lateral.

2. Seleccione los gastos que se agregarán al reporte.

3. Haga clic en “Agregar Reporte”.

4. Seleccione la opción “Crear Reporte” en la parte superior de la lista desplegable.

5. Escriba un nombre para identificar el reporte.

Utilice “GUARDAR” para conservar el reporte o “CANCELAR” para descartar la operación.

6. Se envían los gastos a CONCUR.

7. Una vez finalizado el envío, la plataforma mostrará un resumen. En la franja azul en la parte superior de la ventana, aparecerá el nombre del reporte que acaba de enviar y el monto total de los gastos.

8. AxosMoney actualiza la lista de gastos eliminando los que agregó en su nuevo reporte.

9. Para consultar el reporte que acaba de crear, vaya al menú “Reportes” y localice el reporte por su nombre. Luego, haga clic en él para ver los gastos.

10. Puede confirmar que el o los gastos que agregó está allí.

Adjuntar gastos a reportes existentes

Agregue recibos a un reporte existente siguiendo estos pasos de AxosMoney Web.

1.Ingrese al menú “Gastos” y haga clic en la pestaña “Válido”.

2. Seleccione los gastos que se agregarán al reporte.

3. Haga clic en “Agregar Reporte”.

4. AxosMoney mostrará una lista de reportes relacionados con su cuenta de Concur. Elija un reporte.

Nota: Los reportes se muestran por fecha de creación, del más reciente al más antiguo.

5. AxosMoney envía los gastos a Concur.

6. Una vez finalizado el envío, la plataforma mostrará un resumen. En la franja azul en la parte superior de la ventana, aparecerá el nombre del reporte que acaba de enviar como la cantidad total de las cantidades de los recibos que contiene. Haga clic en “Cerrar” para cerrar la ventana.

7. La lista de gastos válidos se actualizará eliminando los recibos enviados a SAP Concur dentro del reporte.

8. Para comprobar el gasto que se asignó al reporte, dirijase al menú “Reportes” y localice el reporte por su nombre. Luego, haga clic en él para ver los gastos.

9. Aparecerá una ventana con todos los gastos dentro del reporte.

Revisar un gasto válido

Es posible revisar el estado de todos los parámetros que participan en una validación. Los parámetros están relacionados con los criterios o tolerancias del SAT que su empresa desea establecer.

1. Ingrese a la sección “Gastos”.

2. Seleccione un gasto y haga clic en él.

3. Se desplegará una ventana con opciones. A continuación se describe en qué consiste cada uno de ellos:

Clasificar gasto: Asigne o cambie el tipo de Gasto a su gasto en caso de que la aplicación no lo detecte o sea incorrecto.
Detalles del gasto: Muestra en página el resultado de la validación del CFDi.
Visualizar documento/evidencia: Muestra el CFDi.

Seleccione la opción “Detalles del gasto”.

4. Aparecerá una ventana de detalles que muestra todos los parámetros de validación y su estado. Por ejemplo, un gasto con validación correcta tendrá una marca de verificación verde, mientras que las validaciones incorrectas tendrán una cruz roja.

Haga clic en “Cerrar” para salir de la ventana.