En la sección Ingreso de Documentos podrá cargar documentos como Facturas o Complementos de Pago al portal.
Los documentos se cargan en tres posibles formatos. Estos pueden ser archivos XML y PDF o cargar un archivo en formato zip (con varios archivos en el) para que pasen a Validación y puedan ser Relacionadas y Procesadas.
El sistema cuenta con una herramienta específica para la gestión de facturas de fletes, la cual permite asociar la información detallada de las entregas a la factura correspondiente. Esto se puede realizar de dos maneras:
1. Extracción Automática: El sistema lee la información de las entregas directamente desde la adenda del archivo XML cargado.
2. Carga Manual de Plantilla: Si el archivo XML no incluye la adenda con los datos requeridos, el usuario puede subir un archivo XLS (Plantilla) que contenga la información detallada de las entregas.
Activar y utilizar la funcionalidad de facturas de fletes le brinda beneficios directos en su operación diaria:
Ahorro de Tiempo: Automatiza y acelera el proceso de registro de fletes, transforma una tarea compleja en un flujo de trabajo ágil, mejorando los tiempos de respuesta en su gestión documental.
Reducción de Errores: Al permitir el uso de plantillas estandarizadas (XLS) o lectura directa (XML), se minimiza la captura manual y se garantiza la exactitud de los datos.
Para activar la funcionalidad el usuario administrador de ACS del Cliente deberá realizar la siguiente configuración para los usuarios proveedores.
Activar funcionalidad fletes
1. Verificar que este activada el tipo de cuenta ACP SAP en la configuración.
Nota: En caso de no tener activada esta configuración y requerirla contacte al equipo comercial.
2. Una vez verificado que tiene la configuración de ACP SAP Ingrese a ACS Management.
3. Ingrese a la sección Proveedores.
4. Selecciones Mis Proveedores.
5. En la compañía correspondiente haga clic en Editar.
6. Seleccione la aplicación correspondiente ( Axosnet Cloud Portal 3.0 )
7. Haga clic en Editar en el proveedor que desee modificar.
8. Seleccione la opción VCR_FR y algun otro rol que permita la carga de facturas para activar la funcionalidad de fletes.
Ingresar Factura con Fletes
Este proceso es realizado por el usuario proveedor previamente configurado.
1. Ingrese a ACS Management y seleccione la opción Axosnet Cloud Portal.
2. Al entrar a ACP seleccione el cliente con el que desea trabajar.
3. Dentro de ACP 3 seleccione la opción “Facturas” en el menú lateral izquierdo, puede dar clic en el icono o acercar el cursor para que se desplieguen las opciones.
4. Seleccione “Ingreso de documentos”.
5. En esta subsección podrá ingresar los documentos (Facturas , complementos de pago, etc) para que sea ingresada en el portal. Haga clic en el botón “CARGAR”.
6. En la ventana emergente podrá activar la funcionalidad de fletes haciendo clic en el botón tipo switch.
7. Para cargar la factura arrastre los documentos o haga clic en “seleccionar” de acuerdo a los siguientes escenarios:
Documento XML con entregas en adenda.
Documento XML sin entregas y XLS con información de entregas.
Al finalizar la carga de clic en ACEPTAR
Nota: En caso de seleccionar una factura que no corresponda al cliente, el estatus de la factura se marcará como “NO INGRESADA”.
8. Una vez que se cargue exitosamente la factura se mostrará con estatus “INGRESADA” .
9. Haga clic en el icono de lupa para ver los detalles de la factura.
