Al importar proveedores a la lista, se habilita la posibilidad de que las facturas emitidas por dichos proveedores sean cargadas y procesadas a través de Axonset Cloud Portal (Portal para Proveedores). Al invitar por primera vez a un proveedor, su contacto principal recibirá automáticamente permisos de administrador, así como acceso a ACS Management. Este contacto actuará como administrador de la cuenta del proveedor, con la capacidad de agregar otros usuarios de contacto para facilitar la comunicación y la gestión dentro de la plataforma.
Esta función le permitirá importar proveedores de manera masiva mediante un archivo .csv, para acceder a esta función puede seguir los siguientes pasos:
1. Dentro de ACS Management dirigirse a la sección “Proveedores”.
2. Seleccionar la opción “Catálogo de Proveedores”.
3. Haga clic en “Importar Proveedores”.
4. Haga clic en “CARGAR DOCUMENTO”.
5. Aparecerá una ventana emergente en la que podrá cargar un documento .csv con los datos de sus proveedores.
Nota: Podrá descargar un template con los datos requeridos, al momento de descargar el template deberá eliminar los datos que aparecen como ejemplo en la fila 2 para que no sean cargados como un proveedor.
Los datos solicitados para importar proveedores de forma masiva son:
– RFC: Identificador fiscal de la compañía
– Compañía: Nombre de la compañía
– Contacto: Persona de contacto
– Email: Email de contacto
– País: País de origen de la compañía. Acepta álguno de los siguientes valores: MEXICO, ESTADOS UNIDOS o COLOMBIA
– Idioma: Para configurar el idioma en el correo con la invitación a ACS Management. Acepta alguno de los siguientes valores: ESP, ESPAÑOL, ENG, ENGLISH, esp, español, eng, english.
6. Al llenar el documento con los datos de sus proveedores y subirlo haga clic en “CARGAR DOCUMENTO”.
7. Al finalizar la carga aparecerá un mensaje confirmando la importación de proveedores y se mostrarán los datos de los proveedores que han sido importados. En la parte superior derecha se mostrará el número de registros correctos e incorrectos.
Nota: Si desea cancelar el proceso de importación o regresar al catálogo de proveedores o inicio de ACS aparecerá un mensaje para confirmar la acción.
Los proveedores importados podrán tener alguno de los siguientes estatus.
Nuevo: Este estatus es mostrado cuando el proveedor es nuevo y no ha sido invitado a formar parte de ACS Management como Proveedor. También puede llegar a darse el caso que se haya invitado previamente pero hizo caso omiso del correo de invitación.
Progreso: Este estatus es mostrado cuando el proveedor está en proceso de completar su registro de cuenta en ACS Management pero aún no lo ha terminado.
Registro: Este estatus se da cuando el proveedor ya se ha registrado previamente por iniciativa propia o por invitación de otro proveedor.
Aceptado: Este estatus es mostrado cuando el proveedor ya completó su registro de cuenta en ACS Management y ha sido aceptado como proveedor, se visualiza en Mis Proveedores.
Error: Este estatus es mostrado cuando hay un error en los datos que se importaron del documento .csv, estos datos pueden ser corregidos individualmente para que el estatus cambie con la función de Editar Registro o Descargar CSV.
Editar Registro
Podrá hacer clic en el botón de edición 
para editar los registros de manera individual para hacer modificaciones en los datos en caso de que aparezca algún error, como por ejemplo el RFC está incorrecto o el email no está completo.
Descargar CSV
Esta función le permitirá descargar de nuevo el archivo que cargó para hacer modificaciones en los datos en caso de que aparezca algún error, como por ejemplo el RFC está incorrecto o el email no está completo.
8. Cuando haya confirmado que los datos de proveedores se importaron correctamente puede dar clic en “CONTINUAR”, al hacerlo aparecerá una ventana emergente para confirmar los registros. Los registros con estatus de ERROR no serán procesados.
9. Al confirmar aparecerá un mensaje de éxito y llegará a la página Enviar Invitación / Recordatorio. A los usuarios a los que se les enviará invitación es a los usuarios nuevos y a los que se les enviará recordatorio es a los usuarios que ya han comenzado su registro en ACS.
Nota: Para el envío de recordatorios es necesario tener activa la Configuración SMTP. Para obtener más información puede visitar el manual Configuración SMTP.
10. Si los datos son correctos puede dar clic en CONFIRMAR. Aparecerá una ventana emergente para confirmar el envío de invitaciones y recordatorios.
11. Al finalizar el proceso las invitaciones y recordatorios habrán sido enviados correctamente, podrá ver los registros importados en el catálogo de proveedores.
12. El usuario del proveedor recibirá un correo electrónico o notificación para el seguimiento de la invitación que lo llevará al autorregistro, para conocer a más detalle el proceso de autorregistro puede ver los siguientes manuales:
